Como ser um auxiliar administrativo competente

Você está pensando em fazer um curso de auxiliar administrativo ou se candidatar a uma vaga de emprego na área? Veja aqui se seu perfil se enquadra na profissão e entenda quais são as principais atividades e competências deste profissional. 

O que faz um auxiliar administrativo?

Dependendo da descrição do cargo, do tipo e do tamanho da empresa e de muitos outros fatores, uma secretária ou assistente administrativo fará uma enorme (e muitas vezes desafiadora) gama de tarefas essenciais.

Essas tarefas podem incluir:

  • Pedido de material de escritório
  • Tirar as atas das reuniões
  • Indução de novos membros da equipe
  • Organização de viagens executivas
  • Coordenação de compromissos
  • Responder e-mails em nome de seu executivo
  • Organização de eventos
  • Orçamentação
  • Contabilidade
  • Responder às perguntas do cliente
  • Gerenciar Projetos

Para cumprir essas funções, uma secretária ou administrador precisa de certas habilidades, como digitação, Microsoft Office e um bom conhecimento de informática. Eles também devem ser capazes de administrar um orçamento de forma eficaz. 

Além disso, eles precisam ser capazes de pensar por si próprios e resolver os problemas à medida que surgem.

A função dos assistentes de administração mudou ao longo dos anos, juntamente com as muitas mudanças na tecnologia e no local de trabalho que as empresas sofreram. Essencialmente, os profissionais administrativos e de escritório são altamente valiosos para o bom funcionamento de uma empresa e de seus escritórios.

Habilidades necessárias

Para criar valor para suas organizações e prosperar dentro de suas funções, secretários, assistentes executivos e equipe administrativa geral precisam ter algumas habilidades. Listamos aqui as principais. 

Capacidade de concentração

Como mencionamos anteriormente, o trabalho do assistente administrativo é de muita responsabilidade. Um erro pode trazer prejuízos importantes. Por esse motivo é de extrema necessidade que o profissional seja capaz de se concentrar em suas atividades.

Além de evitar erros graves, a capacidade de se concentrar nas atividades permite que o profissional consiga iniciar e finalizar todas as suas atividades com coerência. Pessoas que têm dificuldade de concentração tendem a não terminar o que começam. 

Organização

Na realidade, qualquer profissão é muito melhor exercida com organização. No caso do auxiliar administrativo ela não é apenas importante, é fundamental e você vai entender porque.

Quando uma empresa ou escritório precisa de um auxiliar administrativo, é sinal de que existem agendas, documentos, prontuários, planilhas, processos e muitos outros tipos de arquivos que precisam ser administrados.

Portanto, a organização é um ponto crucial e indispensável.  Algumas pessoas nascem com essa capacidade organizacional, outras precisam desenvolvê-la, mas todos os profissionais da área administrativa precisam dela.

Autonomia

Muitas vezes será necessário tomar decisões com autonomia e responsabilidade, por isso o auxiliar vai precisar ser autônomo e proativo. Se for necessário pedir orientação ao seu chefe sempre, qual o sentido da função?

Pensando nisso, veja algumas dicas para ser um profissional mais proativo:

  • Antecipe problemas e soluções
  • Entenda qual é a sua motivação profissional
  • Invista em um processo de autoconhecimento
  • Invista na sua qualificação
  • Não tenha medo de dar sugestões

Dinamismo

O dinamismo do profissional tem muito a ver com sua relação com o trabalho e com seus colegas. Ele anda de mãos dadas com a proatividade.

Dessa forma, um profissional dinâmico consegue se relacionar bem com os colegas, com os clientes e com seus gestores. Além disso, ele é capaz de lidar bem com situações de estresse e com desafios inesperados. 

Vale salientar que os empregadores também podem ajudar a desenvolver o dinamismo em seus funcionários apostando em: 

  • treinamento
  • feedbacks
  • panejamento
  • acessibilidade
  • engajamento

Administração do Tempo

Um auxiliar administrativo pode desenvolver inúmeras atividades em um único dia. Administrar uma agenda e dar andamento em processos pode exigir uma habilidade mais avançada de administração de tempo. 

Por isso é importante que o profissional use o tempo a seu favor e saiba utilizá-lo de forma que todas as tarefas sejam executadas no tempo e na ordem correta. Algumas dicas para otimizar o tempo no trabalho são:

  • Priorize todas as demandas
  • Defina metas diárias
  • Separe um tempo para trabalhos que surgem ao longo do dia
  • Defina períodos para dar uma pausa
  • Não postergue atividades

Comunicação

O auxiliar administrativo vai precisar lidar com colegas e com clientes, por isso precisa ter boa comunicação. Por vezes será necessário lidar com grupos de pessoas ou mesmo resolver problemas por telefone. 

Sendo assim, a capacidade de se comunicar de forma clara e segura é uma habilidade muito bem vista e desejada pelos empregadores. 

Algumas dicas para se comunicar melhor no ambiente de trabalho incluem:

  • Aprender a escutar
  • Aprenda a falar melhor
  • Saber conversar
  • Ter uma opinião bem embasada
  • Saber o momento certo de abordar determinado assunto
  • Focar nas reuniões

As competências de suporte aos negócios podem variar, pois nenhuma empresa opera exatamente da mesma forma. Portanto, também há considerações em torno da missão e da cultura da empresa que precisam ser consideradas.

Mas esses são os itens essenciais desejados quando se trata de habilidades administrativas cruciais, quer você esteja no início de sua jornada de carreira ou começando a subir na hierarquia corporativa.

Os empregadores também buscam estabilidade no currículo de um profissional de administração, pois isso demonstra atributos altamente valorizados como resiliência, capacidade de fazer escolhas ponderadas, comprometimento e confiabilidade.

Principais ferramentas utilizadas

As principais ferramentas utilizadas por um auxiliar administrativo têm a ver com organização, seleção e administração de documentos e tempo. O mais usado para organização é o Excel.

Nele é possível fazer planilhas para controlar documentos, eventos, horários e muito mais. Ela é um coringa e todo profissional precisa ter um curso de excel avançado para poder exercer a função com mais qualidade.

Outras ferramentas usadas são programas e aplicativos de gerenciamento de tarefas, como:

  • Todoist
  • Asana. 
  • Trello. 
  • Wunderlist. 
  • Evernote. 
  • Efficient Sticky Notes. 
  • GanttProject.

Os empregos de assistente administrativo estão quase em toda parte e sempre em demanda. De cidades pequenas a grandes, existem empresas que precisam de uma secretária ou assistente administrativo que possa ajudá-las a manter a empresa de pé.

Portanto, invista em conhecimento e desenvolva as habilidades necessárias para ser um auxiliar administrativo competente.